Digitaalse arhiveerimise korraldamine MS Sharepoint tarkvaral
Koolituse läbinu:
- teab ja oskab rakendada digitaalse arhiveerimise ning digiteerimise põhimõtteid;
- oskab valida sobivat digitaalse arhiveerimise süsteemi lahendust ettevõttele;
- teab digitaaldokumentide turvalise säilitamise ja hävitamise põhimõtteid;
- oskab kasutada MS SharePointi kasutaja tasemel ja tunneb selle grupitöö funktsionaalsuse eripärasid;
- oskab kasutada Ms SharePointi erinevate dokumentide ja failide süsteemseks ladustamiseks ettevõttes.
Kahepäevase koolituse tulemusel saavad osalejad teadmised digitaalse arhiveerimise korraldamisest ettevõttes nii seadusandluse ja kehtivate nõuete mõistes kui ka ühe konkreetse tehnilise lahenduse, MS365 SharePoint tarkvara lahenduse näol.
Sihtrühm ja eelteadmised: Koolitusele on oodatud kõikide ettevõtete ja asutuste töötajad, kelle töö hõlmab suuremal või väiksemal määral ettevõtte jaoks oluliste andmete (dokumendid, failid) funktsionaalset ladustamist ning arhiveerimist. Samuti on oodatud osalema need, kes soovivad alustada või juba kasutavad MS365 SharePoint’i oma töös andmete süsteemseks ladustamiseks.
Õppevahendid: Windows operatsioonisüsteemi arvuti. Soovikorral võib osaleja kasutada oma personaalset arvutit, millel on ligipääs MS365 Sharepoint keskkonda.
Programm:
1. moodul – Digitaalne arhiveerimine ja digiteerimise korraldamine
- digitaaldokumentide arhiveerimist ja säilitamist reguleeriv õiguskeskkond;
- arhiivipüsivad vormingud;
- pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide arhiveerimise ja säilitamise probleemid ning lahendused;
- kuidas toimida hübriidtoimikute ja -sarjadega;
- oluliste e-kirjade säilitamine;
- failide võrgukettal säilitamise põhimõtted;
- pilvepõhistest dokumendihaldussüsteemidest ja digitaalarhiivi keskkondadest – kuidas valida sobivaim;
- digitaalse fotopärandi arhiveerimine ja säilitamine;
- digiteerimise juhised ja õiguskeskkond;
- digiteerimise praktiline korraldus, riskid ja kulude analüüs;
- digitaaldokumentide turvaline hävitamine.
2. moodul – Ms SharePoint kasutamine MS Office 365-s
- Mis on SharePoint
- Erinevad vaated ning õigused
- Dokumentide haldamine:
- dokumendi laadimine SharePointi
- uue kausta loomine
- erinevate vaadete kasutamine dokumentide kuvamiseks
- teavitused
- dokumentide redigeerimine ning kustutamine
- dokumentide otsimine erinevaid filtreid kasutades
- dokumentide sisse/välja möllimine
- versiooni ajaloo jälgimine
- töövoogude loomine ja kasutamine
- Lingikogu kasutamine
- uue lingi lisamine
- redigeerimine
- Teated
- teadete lisamine, filtreerimine
- teavitamine uue teate lisamisest
- Kontaktid
- uue kontakti lisamine
- kontaktide filtreerimine
- kontaktide importimine Excelisse ning Outlooki
- Sündmused
- sündmuste lisamine ning teavitamine
- erinevate vaadete kasutamine
- Ülesanded
- uue ülesande lisamine ning teavitamine
- Pildikogu kasutamine
- Loendite kasutamine
- Foorumid
- Gallupid
Õppemeetodid: Õppetöös saab osaleda klassiruumi tulles või liitudes koolitusega läbi veebikeskkonna Zoom. Koolituse maht on 12 tundi sh 5 tundi praktilisi harjutusi koolituskeskkonnas.
Hindamiskriteerium: Õpiväljundite saavutamist hinnatakse koolituse ajal läbi viidud tagasisidestatud praktiliste harjutuste põhjal.
Koolituse lõpetamine: Koolituse lõpetaja saab tunnistuse kui sooritab kõik koolituse jooksul antud praktilised harjutused. Osalejatele, kes õpiväljundeid saavutanud ei ole väljastatakse soovi korral tõend koolitusel osalemise kohta.
Hind sisaldab kohvipause koolituskeskuses.
Õppekavarühm: 0611 Arvutikasutus.